Východisko
Středně velká tréninková a vzdělávací firma. Provoz běží přes 10+ různých systémů — LMS, CRM, plánování, platby, komunikace s účastníky, úložiště obsahu, analytika. Každý nový běh kurzu znamená desítky ručních kroků, které někdo musí spustit ve správném pořadí.
Při růstu z 10 na 50 běhů měsíčně se to začalo lámat. Nabrat víc lidí do provozu bylo pomalé i drahé.
Problém
- Křehká ruční propojení. Každé předání mezi systémy někdo musel spustit ručně.
- Chyby při vyšším objemu. Při několika bězích najednou se chyby nabalily — chybějící přihlašovací odkazy, špatné fakturační údaje, zmeškané připomínky.
- Jediná páka: další lidé. Oddělení provozu rostlo lineárně s objemem. Ekonomicky to nešlo udržet.
Řešení: AI orchestrátor
Postavili jsme AI orchestrátor, který propojuje 10+ systémů a vede provoz poloautomaticky, s kontrolními body, kde u kritických rozhodnutí schvaluje člověk (human-in-the-loop).
Princip:
- Agent vidí stav všech napojených systémů. Ví, kdo je přihlášený, kdo zaplatil, kdo má dostat co a kdy.
- Agent navrhuje akce — odeslat pozvánku, aktualizovat CRM, vyfakturovat, poslat připomínku.
- Člověk z provozu schvaluje kritické akce v jednom rozhraní. Rutinu dělá orchestrátor sám, ale každá akce je zalogovaná a dá se zkontrolovat.
Stack záměrně nezveřejňujeme. Kombinuje LLM agentovou vrstvu, deterministickou orchestrační vrstvu a rozhraní na schvalování. Detaily probíráme s klienty na hovoru.
Co se změnilo
- Příprava běhu klesla ze dnů ruční koordinace na hodiny.
- Chybovost u kritických „zapomenutí” (chybějící odkaz, nezaplacení) je skoro pryč — orchestrátor se nezapomene.
- Provozní tým míň kopíruje mezi systémy a víc pracuje s lidmi (účastníci, lektoři, klienti).
- Objem firma zvládá takový, na který by předtím potřebovala výrazně větší ops tým.
Konkrétní čísla (před / po, % míň ručních úkonů) ještě finalizujeme s klientem. Stránku doplníme, až budou schválená.
Co si z toho odnést do firmy
- Začněte jedním křehkým předáním, ne celou firmou. Nejmenší místo, kde to nejčastěji padá.
- Kontrola člověkem není slabost — je to pojistka. Při prvním spuštění ať každou akci schvaluje člověk. Po týdnu uvidíte, co je dost rutinní na automatizaci a co ne.
- Logujte všechno. Možnost zkontrolovat historii je to, co z AI experimentu udělá produkční řešení.
Jak to zkusit u vás
Pokud chcete podobný orchestrátor u vás, začněme 15minutovým hovorem. Podíváme se, jestli to ve vaší firmě dává smysl a který z našich tréninků je nejlepší start.